Agenda d'artisan : garder la main sur ses rendez-vous

Deux rendez-vous à la même heure

Un client rappelle pour une visite, vous dites oui depuis l'échafaudage. Le soir, vous découvrez que le créneau était déjà pris par un autre chantier. Il faut rappeler, s'excuser, décaler.

Le problème n'est pas l'agenda lui-même. C'est le nombre d'endroits d'où il se remplit : le téléphone, un mail, un carnet, un message de l'équipe. Chaque entrée est faite dans l'urgence, sans vue d'ensemble.

Les règles d'un agenda qui tient

Un agenda fiable repose sur quelques habitudes simples, que l'on tienne un carnet ou une application :

• Un seul agenda, consulté par tout le monde. Pas un carnet pour le patron et un tableau pour l'équipe.
• Rien n'est confirmé à un client avant d'avoir regardé l'agenda.
• Chaque rendez-vous porte le nom du client, l'adresse et l'objet de la visite.
• Un rendez-vous décalé se corrige tout de suite, pas le soir.
• Une seule personne décide : celle qui connaît la charge réelle de la semaine.

Les visites, le point sensible

Les visites chez les clients sont les rendez-vous qui posent le plus de problèmes. Elles se décident vite, souvent au téléphone, et elles s'intercalent entre deux chantiers déjà prévus.

Avant d'en accepter une, posez-vous trois questions : combien de temps faut-il pour s'y rendre depuis le chantier du jour ? La visite peut-elle se grouper avec une autre dans le même secteur ? Le client sera-t-il vraiment présent à l'heure dite ?

Une visite acceptée trop vite coûte souvent une demi-journée. Une visite proposée à un autre moment, mieux placé, en coûte une heure. Le client, lui, retient surtout que vous avez répondu clairement et que vous êtes venu à l'heure convenue.

Ce que fait l'assistant Revank

Revank se branche sur l'agenda que vous avez déjà : Google, Outlook ou iCloud. Rien à changer dans vos habitudes.

Quand un client demande une visite sur votre page, l'assistant la transmet. Elle arrive sur votre Accueil, et vous l'acceptez ou vous la décalez d'un geste. Rien n'est calé avant votre réponse.

Quand vous dictez un rendez-vous, il vérifie le nom, la date et la personne avant de le noter. Au moindre doute, par exemple deux clients qui portent le même nom, il vous pose la question au lieu de deviner.

Un assistant qui propose, un patron qui décide

Un outil qui remplit votre agenda à votre place peut vite devenir un problème : il ne sait pas que vous finissez tard le jeudi, ni que tel client demande toujours plus de temps que prévu.

C'est pourquoi l'assistant ne décide rien à votre place. Il prépare, il vérifie, il vous présente ce qui demande une réponse. Le dernier mot reste le vôtre, et votre agenda n'a qu'un patron.

Le bon agenda n'est pas celui qui se remplit le plus vite. C'est celui sur lequel vous pouvez compter le matin, sans avoir à tout revérifier.