Les données de votre entreprise : où elles sont, à qui elles sont

Une question qu'on pose trop tard

Vos fichiers clients, vos devis, l'historique de vos chantiers : c'est une partie de la valeur de votre entreprise. Pourtant, on se demande rarement où ces données sont stockées avant d'en avoir besoin.

Le jour où l'on veut changer d'outil, vendre son entreprise ou simplement retrouver un vieux devis, la question devient urgente.

Une règle simple : traitez vos données comme votre outillage. Vous savez où sont vos machines, qui les utilise et comment les récupérer ; il devrait en être de même pour vos fichiers.

Les trois questions à poser à tout outil

Que ce soit un logiciel de devis, une messagerie ou un assistant, posez ces questions avant de lui confier vos données.

• Où les données sont-elles hébergées ?
• Puis-je les télécharger quand je veux, dans un format lisible ?
• Que deviennent-elles si j'arrête l'abonnement ?
• Sont-elles revendues ou partagées avec d'autres ?

Les réponses de Revank

Avec Revank, les données sont hébergées en Europe. Vous pouvez les télécharger à tout moment. Si vous partez, elles sont supprimées.

Rien n'est revendu : ni vos clients, ni leurs demandes. Chaque entreprise est isolée des autres, et l'assistant ne travaille que pour vous.

Pour la boîte mail, « Le plan de votre boîte » lit seulement les expéditeurs et les sujets de vos mails pour proposer un rangement, jamais leur contenu, et rien ne bouge sans votre accord.

Faire le tri dans ses outils

Profitez d'un moment calme pour faire la liste des outils qui contiennent des données de votre entreprise : logiciel de devis, messagerie, agenda, stockage de photos, applications diverses installées au fil des années.

Pour chacun, vérifiez si vous savez où sont les données et comment les récupérer. Supprimez les comptes que vous n'utilisez plus : ce sont autant de copies de vos fichiers clients qui traînent sans raison.

Un outil qui ne sait pas répondre clairement à ces questions mérite d'être remplacé. Vos données sont un bien de votre entreprise, au même titre que votre matériel.

Ce que vous gardez

Vos données restent une partie de votre entreprise, pas de l'outil. Vous pouvez partir quand vous voulez avec ce qui vous appartient.

C'est aussi une question de confiance avec vos clients : leurs coordonnées et leurs demandes ne servent qu'à votre relation avec eux.

Pour vos clients aussi, c'est un argument. Un particulier qui vous confie son adresse, ses plans ou les photos de sa maison veut savoir que ces informations restent entre vous. Pouvoir lui répondre simplement que ses données sont hébergées en Europe et ne sont jamais revendues, c'est une marque de sérieux qui rassure.