Donner des horaires à son bureau quand on est artisan

Un bureau qui ne ferme jamais

Sur le chantier, les horaires sont clairs. Au bureau, beaucoup moins. Les devis se font le soir, et les réponses aux clients entre deux bouchées. Le bureau d'un artisan n'a pas d'horaires, parce que c'est lui qui le tient, après tout le reste.

À la longue, c'est la fatigue qui s'installe, et la vie de famille qui passe après.

Fixer des horaires, vraiment

Donner des horaires à son bureau, c'est d'abord une décision. Quelques règles aident à la tenir :

• Choisissez deux créneaux courts dans la semaine pour les devis, et tenez-vous-y.
• Coupez les notifications de mails après une heure fixe.
• Prévenez vos clients de vos heures de réponse sur votre messagerie et votre site.
• Gardez le dimanche hors du bureau, sauf urgence réelle.
• Préparez la veille ce qui ne peut pas attendre.

Ce que l'assistant tient pour vous

La difficulté, c'est que les clients, eux, écrivent quand ils veulent. Avec Revank, votre assistant leur répond à votre nom, sur votre page, à toute heure. Il pose les bonnes questions et donne une estimation indicative quand le travail s'y prête.

Il suit vos devis et prépare les relances à J+7, J+14 et J+21. Il range vos notes et vos vocaux sur le bon chantier.

Et il respecte vos horaires : rien n'est envoyé le samedi ni le dimanche, sauf ce que vous choisissez. Le dernier point de la semaine dit ce qui est prévu.

Pourquoi le bureau déborde

Le travail de bureau d'un artisan n'est pas plus long qu'avant. Il est plus éparpillé. Les clients écrivent à toute heure, par plusieurs moyens, et attendent une réponse rapide. Les fournisseurs envoient leurs confirmations par mail. Les devis se comparent sur internet en quelques minutes.

Chaque petite tâche semble ne prendre que deux minutes, alors on la fait tout de suite, le soir, le dimanche. Mises bout à bout, ces deux minutes font des soirées entières, et le cerveau ne décroche jamais vraiment du chantier.

Fixer des horaires, ce n'est pas travailler moins. C'est regrouper ce qui peut l'être et déléguer ce qui n'a pas besoin de vous, en gardant les décisions. Le reste du temps, le téléphone peut rester dans la poche sans culpabilité.

C'est aussi une question de qualité. Un devis fait à 23 h, fatigué, contient plus d'erreurs qu'un devis fait au calme. Une réponse à un client écrite à la hâte donne une moins bonne image que la même réponse posée.

Ce que ça change

Le bureau ferme quand vous fermez le fourgon. Le soir et le week-end redeviennent les vôtres, sans que les clients attendent pour autant. Vous gardez la main sur toutes les décisions, aux heures que vous choisissez.