Notes vocales de chantier : dicter vite, sans perdre ce qui compte

Le vocal, le carnet de l'artisan

Sur le chantier, vous n'écrivez pas. Les mains sont prises, les gants sont sales. Alors vous dictez : « Il manque deux pots de blanc chez Dupont. »

Le vocal est rapide, et sur le moment, tout est clair. Les vocaux s'accumulent pourtant dans le téléphone, sans titre ni date claire. Retrouver celui de mardi sur le chantier Dupont devient une chasse au trésor.

Le problème vient après : il faut le réécouter, puis penser à commander. Et un vocal mal compris, c'est une commande ratée ou une information perdue.

Bien dicter une note de chantier

Une bonne dictée prend quelques secondes de plus, et en fait gagner bien plus ensuite. Quelques habitudes rendent vos vocaux plus faciles à exploiter, par vous ou par un outil :

• Commencez par le chantier ou le client : « Chez Dupont », « Chantier de la rue des Lilas ».
• Une note, un sujet. Deux sujets, deux vocaux.
• Donnez les quantités et les références : « deux pots de blanc mat ».
• Dites ce qu'il faut faire : commander, rappeler, vérifier.
• Éloignez-vous du bruit quand c'est possible.

Vérifier ce qui a été compris

Une transcription peut se tromper sur un nom ou un chiffre. « Dupont » devient « Dupond », « deux » devient « douze ». Le bon réflexe : relire ce qui a été noté avant de passer à autre chose.

Et quand c'est faux, corriger doit être plus rapide que de tout recommencer. Sinon, on laisse passer l'erreur, et on la découvre le jour de la commande.

Pour un nom propre, épelez-le la première fois, ou donnez l'adresse du chantier. Et faites le tri régulièrement : un vocal traité doit devenir une tâche, une commande ou une note rangée. Un vocal qui reste un vocal finit oublié.

Le vocal avec Revank

Avec Revank, vous envoyez un vocal depuis le chantier, par message ou dans l'app. C'est transcrit, rangé dans le bon chantier et ajouté à vos tâches.

Vous voyez tout de suite ce qu'il a retenu. Si c'est juste, vous n'avez rien à faire.

• Après chaque vocal, l'assistant vous dit ce qu'il a compris.
• Une erreur ? Vous touchez « Corriger » et vous redites la phrase. Il la remplace et reprend ce qui avait été fait.
• L'ancienne note n'est jamais effacée : elle reste dans le fil, barrée.
• Vous pouvez la rétablir pendant 24 heures.

Vos salariés aussi

S'il a un doute sur le nom, la date ou la personne, l'assistant pose la question avant de créer quoi que ce soit. Il ne devine pas.

Vos salariés envoient leurs vocaux et leurs photos de la même façon, depuis leur téléphone ou dans l'app Revank. Ils n'ont rien à créer. Tout arrive dans la fiche du chantier, avec les notes, les photos et les bons de commande.

Plus de vocaux éparpillés dans les téléphones de l'équipe : tout est au même endroit. Et vous décidez de ce que chacun voit.